Neure Vorschriften ab 2025

Freie Mitarbeiter als Unternehmer: Müssen wir für Texte und Fotos jetzt „E-Rechnungen“ ausstellen?

MyHeimatler schreiben und fotografieren gern und wollen ihre Werke auch zeigen. Sonst wären sie ja nicht bei MyHeimat. Und bestimmt sind unter uns Autoren Einige, die sich dabei nicht auf diese Plattform beschränken. Oft arbeitet man nebenbei für eine Lokalzeitung, bietet den Redaktionen als freier Mitarbeiter Texte und Fotos von lokalen Ereignissen an und nimmt dafür auch gerne einen kleinen Obolus als Gegenleistung an. Schließlich ist das Fotohobby ja teuer und will finanziert werden. Doch sobald Berichte und Fotografien an Verlage verkauft werden, wird der Autor damit erst einmal zu einem selbstständigen Unternehmer. Und so entstehen durchaus einige steuerliche Pflichten. Ab 1. Januar 2025 könnte (ich betone könnte) eine weitere Pflicht hinzukommen, nämlich die zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung. Denn dies sieht das Gesetz erst einmal grundsätzlich zukünftig so vor.

Wer jetzt frohlockt und sagt „Prima, dann muss ich meine Rechnungen nicht mehr ausdrucken und kann sie einfach per E-Mail schicken“ könnte allerdings eine Enttäuschung erleiden. Es dürfte doch etwas komplizierter werden und wer im Netz nach dem Stichwort E-Rechnung sucht, stößt auf eine Reihe von Anbietern, die – natürlich gegen Bezahlung – gern bei den E-Rechnungen behilflich sein wollen. Doch brauchen wir kleinen freien Mitarbeiter die dort angebotenen Programme und Dienstleistungen wirklich?

Fangen wir erst einmal von vorne an. Was ist eine E-Rechnung oder elektronische Rechnung überhaupt? Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 Umsatzsteuergesetz (UstG) neue Fassung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses „strukturierte elektronische Format“ muss dabei den europäischen Normen für die elektronische Rechnungsstellung der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Also: eine Rechnung geschrieben in einer Worddatei oder umgewandelt als PDF ist keine E-Rechnung im vorstehenden Sinne. Ob wir trotzdem erst einmal damit weiter machen können, ist eine andere Frage, auf die ich weiter unten zurückkomme.

In welchen Fällen müssen – auf Ausnahmen komme ich noch zu sprechen – denn nun elektronische Rechnungen ab 2025 verwendet werden?

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur sogenannte „B2B“-Leistungen. B2B ist die Abkürzung aus dem Englischen und bedeutet Business-to-Business, gemeint sind Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen. Da man selbst als freier Mitarbeiter, der nur nebenbei für Zeitungen schreibt, schon rechtlich als Unternehmer gilt und Medienverlage erst recht Unternehmen sind, ist diese Voraussetzung leider schon einmal erfüllt. Weitere Voraussetzung: der Leistungsaustausch muss im Inland stattfinden. In der Regel handelt es sich bei unseren Texten und Bildern aber auch um Leistungen im Inland, eher selten wird jemand für einen Verlag außerhalb der deutschen Grenzen schreiben.

Zum Glück gibt es aber Übergangsvorschriften, die die Sache erst einmal für alle Unternehmen erleichtern. Bis Ende 2026 darf jeder Unternehmer eine elektronische Rechnung übermitteln, die nicht dem verschriebenen Format entspricht – z.B. im PDF-Format – wenn denn der Empfänger zustimmt. Tut der Verlag das nicht, ist aber immer noch eine Rechnung in Papierform möglich.
Diese Übergangsfrist verlängert sich um ein weiteres Jahr bis Ende 2027 für Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) den Betrag von 800.000 Euro nicht überschreitet. Hand aufs Herz: Wer erzielt schon als nebenberuflicher Schreiberling einen derartigen Umsatz? Das sind wohl die wenigstens unter uns.

Dennoch: nach diesen Übergangsregelungen ist spätestens 2028 Schluss mit Lustig. Doch ist es das wirklich? Nein, nicht ganz.

Bei Kleinbeträgen – damit sind Summen bis 250 Euro brutto gemeint – (§ 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung - UStDV) besteht auch weiterhin keine Verpflichtung zur E-Rechnung.

Laut dem Bundesfinanzministerium (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) soll es auch für Kleinunternehmer nach dem § 34a UStDV ebenfalls keine Pflicht zur E-Rechnung geben. Kleinunternehmen sind Unternehmen, deren Umsatz gem. § 19 UstG im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Allerdings: der in den Hinweisen zitierte § 34a UStDV wird wohl erst neu eingeführt, im Netz habe ich diese Vorschrift bislang nicht gefunden. Was genau darin steht, ist mir deshalb noch nicht bekannt.

Ach ja, noch etwas. Im Übrigen sollen nach den Vorstellungen des Gesetzgebers alle Unternehmer – und damit auch die „Freien Schreiberlinge und Fotografen“ ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten. Das dürfte allerdings kein großes Problem darstellen. Eine E-Mail-Adresse hat wohl jeder und im Elster-Portal bietet die Finanzverwaltung einen kostenlosen Service zum Lesen von E-Mails an (laut Internetrecherche – Angaben ohne Gewähr) sollte man unter
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
http://www.erechnung.elster.de
http://www.e-rechnung.elster.de
fündig werden.

Einen kleinen Hinweis noch: Steuerrecht und Europarecht sind mir eigentlich ein Gräuel. Die Vorschriften sind schwer verständlich, oft umständlich und an anderer Stelle - wo kein vernüftiger Mensch nachschauen würde - finden sich dann wieder gewisse Ausnahmen oder Sonderregelungen, die das Ganze nicht einfacher machen. Insofern kann ich keine Garantie dafür übernehmen, dass meine vorstehenden Überlegungen richtig sind und im Zweifel auch die Gerichte dem so folgen werden. Ich habe nur versucht, für mich klar zu machen, ob etwas – und ggf. was  - da auf mich zukommt und will diese Überlegungen gerne mit anderen MyHeimatlern teilen. Eine Gewähr, dass ich richtig liege, gibt es allerdings nicht.