Gartenbauvereine und die Datenschutzgrundverordnung

Das Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 hat nicht nur bei Unternehmen, sondern auch bei Vereinen große Unruhe ausgelöst und zu Verunsicherung geführt. Wer ehrenamtliches Engagement fördern und aktive Ehrenamtsträger unterstützen will, muss mit praxisnahen Informationen und Unterlagen aufwarten. Dies nahmen sich die die Kreisverbände der Gartenbauvereine aus Dillingen, Donauwörth und Nördlingen zu Herzen. Im Auftrag der Hanns-Seidel-Stiftung referierte die „Praktikerin“ Doris Ortlieb dazu in Tapfheim-Erlingshofen.

Das Seminar „Die europäische Datenschutzgrundverordnung“ griff den Gedanken der Förderung des Ehrenamtes auf. Zunächst ging der Blick zurück auf die ersten acht Monate nach Inkrafttreten der Verordnung. Dabei wurde insbesondere die Frage beantwortet, inwieweit sich die im Vorfeld geäußerten Befürchtungen als berechtigt erwiesen haben. Außerdem wurden anhand aktueller Beispiele von Kontrollen und Bußgeldern Maßstab und Vorgehensweise der Aufsichtsbehörden aufgezeigt. Nicht zuletzt wurde eine Einordnung populärer falscher Aussagen im Zusammenhang mit der DSGVO vorgenommen (z.B. Abnahme der Klingelschilder).

Nach einer kurzen Einführung über den Rechtscharakter der DSGVO stellte die Referentin der Hanns-Seidel-Stiftung die wesentlichen Ziele der DSGVO vor. Anhand der zentralen Begriffe Datenschutz, Datensicherheit und Transparenz zeigte Ortlieb die relevanten Handlungsfelder für Verantwortliche in Vereinen auf. Die Teilnehmer erfuhren, welche Rechte Personen haben, von denen Daten erhoben und verarbeitet werden, und welche Pflichten sich für Vereine daraus ergeben. Ausführlich erklärte sie die Anforderungen an Vereine bzgl. des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, die Datenschutzverpflichtung von Beschäftigten, die Informations- und Auskunftspflichten gegenüber Betroffenen und die Auftragsverarbeitung. Ebenso wurde aufgezeigt, dass die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und die Datenschutzfolgeabschätzung bei Vereinen nur in Ausnahmefällen zum Tragen kommen.

Unter dem Motto „Machen Sie sich nicht verrückt, aber machen Sie etwas“ gab Doris Ortlieb vor den Gartlern einen Überblick, welche Praxishilfen vom Landesamt für Datenschutzaufsicht zur Verfügung gestellt werden. Auch der „Bayerische Weg“ für die Umsetzung der DSGVO wurde thematisiert und auf die für Vereine zur Verfügung gestellten Musterformulare hingewiesen. Auf Anregung des Regionalbeauftragten Hans Joas wurde den Teilnehmern angeboten, die wichtigsten Vorlagen und Downloadlinks auf Anfrage per Mail zuzusenden. Innerhalb von zwei Wochen wurde dieses Angebot von rund 1/3 der Teilnehmer wahrgenommen, verbunden mit positiven Rückmeldungen zum Seminar wie „… ich möchte mich nochmal für den sehr interessanten und informativen gestrigen Vortrag bedanken. Er war sehr kurzweilig und für jedermann und -frau verständlich“ oder „Ihr Vortrag und Ihre Vortragsweise haben mir sehr gut gefallen und haben auf sehr anschauliche Weise dargestellt, worauf bei der Vereinsarbeit zu achten ist“.